Shimano Europe: Opleiding is een cadeau, maar medewerker moet het wel zelf openmaken

Elke maand interviewt Lesley Arens van #ZigZagHR een internationale HR professional. Deze keer verbindt Sigrun Debaillie, International Matchmaker bij HR Talents, ons met Maarten Horbach, HR Director bij Shimano Europa. Hij gaat in op het opmerkelijke vitaliteitsprogramma van de wereldwijd actieve onderneming.

“Promote health and happiness through the enjoyment of nature.” Die markante missie stamt van Shimano, de bekende producent van fietsonderdelen, hengel- en roeimateriaal, met meer dan 12.000 medewerkers wereldwijd, van wie 800 in Europa. Het Japanse karakter van het moederbedrijf vertaalt zich in het streven naar evenwicht, de drang naar perfectie en de focus op de lange termijn. Ook het vitaliteitsprogramma past in die sfeer, al is het dan opgezet vanuit de Europese hoofdzetel in Eindhoven.

Het programma wil drie uitdagingen op een duurzame manier aanpakken:

• het toegenomen verloop,
• het stijgende absenteïsme
• en het tanende employee engagement dat zich manifesteerde na een intense transitieperiode.

De resultaten bleven niet uit:

• het verloop is met 48% verlaagd,
• het absenteïsme met 15%
• en het engagement bleef stabiel en is in de laatste meting zelfs gestegen van 7.5 naar 7.9.

En dat ondanks de verhoogde werkdruk van de afgelopen twee jaar: door de explosieve vraag naar fietsen tijdens de coronacrisis stond een veelvoud aan fietsfabrikanten aan het hek van Shimano te rammelen met dringende aanvragen voor componenten en dat vertaalt zich natuurlijk in een verhoogde werkdruk.

Afgelopen jaar reed hij zelf de route van de allereerste Ronde van Frankrijk uit 1903: zes etappes van meer dan 400 kilometer, in totaal goed voor 2428 kilometer. Dat vergde een strak trainingsschema, dat hij combineerde met zijn job als HR Director én met andere hobby’s, meteen het bewijs hoe sporten aangemoedigd wordt bij dit toonaangevende internationaal bedrijf. Maarten Horbach deelt de vijf pijlers van het welzijnsprogramma en de vijf belangrijkste sleutels van het succes ervan.

De 5 pijlers van het vitaliteitsprogramma

“Ons vitaliteitsprogramma is gestart vanuit de uitdagingen die gepaard gingen met de snelle groei van Shimano in Europa”, vertelt Maarten Horbach. “Het programma is opgebouwd rond vijf pijlers: connect, be active, give, keep learning en take notice en is gebaseerd op de positieve psychologie, een stroming binnen de psychologie met Martin Seligman en Mihály Csíkszentmihályi als grondleggers. De positieve psychologie gaat over drie onderwerpen: positieve ervaringen (zoals geluk, hoop en liefde), positieve eigenschappen (zoals vitaliteit, doorzettingsvermogen en wijsheid) en positieve manieren waarop instellingen een positief verschil kunnen maken binnen de maatschappij.”

Pijler 1: Connect

“Connecteren doe je met iedereen rondom jou: familie, vrienden, buren, collega’s, op het werk, op school, in de buurt waar je woont”, verduidelijkt Maarten Horbach. “Dat zijn de hoekstenen van je leven. Het connecteren met mensen bepaalt in grote mate je emotioneel, psychologisch en sociaal welbevinden, en is daarom een eerste belangrijke pijler in ons welzijnsprogramma.”

Pijler 2: Be active

“Dit gaat over de fysieke component van welzijn, meer bepaald het belang van de natuur en van bewegen: door te wandelen, maar zeker ook door te fietsen of door te gaan vissen, niet toevallig twee van onze kernactiviteiten”, legt Maarten Horbach uit.

Pijler 3: Give

“Je wordt gelukkig door goed te doen en door te geven”, vindt Maarten Horbach. “Dat gaat van het geven van een glimlach tot het geven van donaties. We leggen het initiatief voornamelijk bij onze medewerkers zelf. Zo gaan ze bijvoorbeeld naar wijken waar jongeren minder kansen hebben om zich te ontwikkelen en leren ze hen solliciteren.”

Pijler 4: Keep learning

“We vinden het niet alleen belangrijk om fysiek lenig te blijven, maar ook mentaal: iedere keer als je iets nieuws geleerd hebt, krijg je een boost”, licht Maarten Horbach toe. “Leren interpreteren we overigens heel breed, gaande van het volgen van leiderschapsprogramma’s tot een cursus Excel. In het kader van welzijn spelen we ook in op actuele topics en werken we met themaweken: hoe omgaan met stress, bijvoorbeeld, of een webinar met een expert over slapen. Leren gaat ook over openstaan om nieuwe dingen te ontdekken en zelf nieuwe dingen uit te zoeken.

Pijler 5: Take notice

De vijfde pijler is het minst concreet en het minst meetbaar, geeft Maarten Horbach toe: “Dit gaat over mindfulness, over het belang van stilstaan, reflectie en het daadwerkelijk opmerken en observeren van je omgeving.”

De 5 sleutels van het succes

Sleutel 1: Management leading by example

“Het is een open deur, maar alles start natuurlijk met leidinggevenden die het voorbeeld stellen. Als zij nooit tijd maken voor opleiding, niet connecteren met anderen en nooit participeren aan activiteiten, heeft een welzijnsprogramma geen schijn van kans”, beseft Maarten Horbach.

Sleutel 2: Leg zoveel mogelijk het initiatief bij de teams

“We hebben een actieve groep van ambassadeurs”, merkt Maarten Horbach op. “Dat zijn medewerkers die alle bestaande initiatieven rond de vijf pijlers van ons vitaliteitsprogramma gebundeld hebben, nieuwe activiteiten op poten zetten én andere medewerkers aansteken met hun enthousiasme. Werknemers hebben zelf inspraak in het kiezen van activiteiten, ze krijgen hier ook de nodige tijd en autonomie voor.”

Sleutel 3: Wellbeing is geen project, het is geïntegreerd in je cultuur

“Wellbeing is geen project met een begin- en einddatum, maar maakt deel uit van onze cultuur en is ingebed in alles wat we als organisatie ondernemen”, schetst Maarten Horbach. “Dat betekent dat zo’n programma lééft en op basis van feedback en resultaten bijgestuurd kan worden.”

Sleutel 4: Communicatie en branding

“Alle informatie en alle activiteiten verzamelen we op een platform, er is een website waar alle activiteiten gebundeld worden in een kalender”, geeft Maarten Horbach aan. “Mensen worden via e-mail uitgenodigd om aan te sluiten. One size does not fit all. Daarom is het aanbod bewust breed en divers.”

Sleutel 5: Zorg voor een dashboard en KPI’s

“En misschien wel het allerbelangrijkste: om te zorgen dat een welzijnsbeleid hoog op de agenda blijft staan, koppel je er best ook KPI’s aan en neem je het mee op in je management dashboard naast andere parameters”, beklemtoont Maarten Horbach.

Hoe fundamenteel die cijfers en aanwijzingen zijn, blijkt uit de hele organisatie van het programma: “HR is de eigenaar van het vitaliteitsprogramma, neemt een faciliterende rol op én houdt het op de agenda. Er is ook een health & lifestyle check die het fysiek én mentaal welzijn van alle medewerkers monitort in het kader van preventie. Daardoor detecteren we tijdig potentiële risico’s en kunnen we proactief acties opzetten. Wanneer mensen hun werkvermogen niet meer optimaal is, gaat er een rood lichtje branden op deze index. We houden ook een vinger aan de pols door exit-interviews en employee surveys. Medewerkers krijgen de data, zodat ze er zelf mee aan de slag kunnen gaan en op geaggregeerd niveau monitoren we zelf het welzijn en werkvermogen van onze teams.